يعلم العاملون في المؤسسات أن الاجتماعات تتكرر بوتيرة متسارعة، حيث يقضي المديرون حوالي 23 ساعة أسبوعياً في هذه الاجتماعات. وغالباً ما تكون قيمتها منخفضة أو حتى سلبية، كما ذكرت صحيفة ” “. المفارقة تكمن في أن الاجتماعات غير الفعالة تولد المزيد منها، في محاولة لإصلاح الأضرار الناتجة عن الاجتماعات السابقة. يبدأ كل شيء بسؤال بسيط غالباً ما يُغفل: لماذا نجتمع؟ وفقاً لدراسات شملت آلاف الاجتماعات، وجد الباحثون أن هناك أربعة أهداف رئيسية للاجتماعات، وينبغي أن يتم تحديد طريقة ووقت الاجتماع بناءً على هدفه الأساسي، وليس وفقاً للعادة. كما تقدم الدراسة وسائل بسيطة وفعالة لتحسين تجربة الاجتماعات: الشركات التي لا يُسمع فيها إلا الأصوات العالية خلال الاجتماعات نادراً ما تحقق النجاح خارج قاعاتها. على النقيض، يمكن للاجتماعات المدارة بشكل جيد أن تصبح مكاناً للبناء المشترك والاحترام المتبادل والابتكار الجماعي. الهدف ليس تقليل عدد الاجتماعات بل تحسين جودتها، بحيث تحترم وقت وجهد الجميع، وتمنح صوتاً للجميع، وتعزز التواصل وإنتاجية الشركة ورفاهية موظفيها.
