يدرك جميع الموظفين في المؤسسات أن الاجتماعات تتكرر بشكل متسارع، حيث يقضي المديرون حوالي 23 ساعة أسبوعياً في الاجتماعات. وغالباً ما تكون هذه الاجتماعات ذات قيمة منخفضة أو نتائج عكسية، بحسب تقارير صحفية. المفارقة تكمن في أن الاجتماعات غير الفعالة تولد المزيد من الاجتماعات لإصلاح ما أفسدته الاجتماعات السابقة. يبدأ كل شيء بسؤال مهم غالباً ما يُنسى: لماذا نعقد الاجتماعات؟ وفقاً لدراسات شملت آلاف الاجتماعات، حدد الباحثون أربعة أهداف رئيسية للاجتماعات، موضحين أن طريقة ووقت الاجتماع يجب أن يتماشى مع هدفه الأساسي، وليس مع العادات. بالإضافة إلى ذلك، تقدم الدراسة وسائل بسيطة وفعّالة لتحسين تجربة الاجتماعات، حيث أشار الباحثون إلى أن الشركات التي يعلو فيها صوت القلة في الاجتماعات نادراً ما تكون ناجحة خارجها. وعلى النقيض، يمكن للاجتماعات المُدارة بشكل جيد أن تكون بيئات للتعاون والاحترام المتبادل والابتكار. الهدف ليس تقليل عدد الاجتماعات، بل تحسين جودتها، بحيث تحترم وقت وجهد الجميع، وتمنح الجميع فرصة للتعبير، وتبني التواصل، وتعزز إنتاجية الشركة ورفاهية موظفيها.
